e-Belgelere İlişkin İptal/İtiraz, İhbar ve İhtarların Bildirilmesi

 

09.02.2021 tarihinde resmi gazetede yayınlanan 526 sıra no'lu tebliğde;

509 sıra no'lu e-Belge tebliğinde yer alan belge türleri için V.10 numaralı iptal/itiraz, ihbar ve ihtarların bildirilmesi başlığı yayınlanmıştır.

Buna göre;

- Noter aracılığıyla,

- Taahütlü mektupla,

- Telgrafla,

- KEP ile

yapılan ihbar ya da ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin Mayıs ayında yayınlanacak kılavuzda belirtilen usul esas ve süreler içinde GİB'e elektronik olarak bildirileceği açıklanmış ve e-Belge türlerinden e-Arşiv ve e-SMM için beklenen kılavuz 03.05.2021 tarihinde yayınlanmıştır;

https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/e-Arsiv_Uygulamalari_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu_V.1.0.pdf

Yazının devamında e-Fatura iptal/itiraz süreçleri ile ilgili de açıklamalar bulunmaktadır.

Ba/Bs formlarına e-belgelerin, Temmuz 2021'den itibaren dahil edilmeyeceği 523 sıra no'lu tebliğde belirtilmişti.

Bu düzenleme kapsamında Ba/Bs formlarının getirdiği kontrol mekanizması yerine, yapılacak iptal/itiraz, ihbar ve ihtarların GİB sistemleri üzerinde yapılacak işlemler ile kayıt altına alınmasına ve takip, denetim, tespit işlemlerinin buradan takip edilmesine karar verilmiştir.

Kılavuz detaylarına girmeden önce iletmemiz gereken önemli bir not: hem e-Arşiv hem de e-Fatura kılavuzlarında sıkça “sanal Ba/Bs formu” ifadesi kullanılmaktadır. Bu ifade ile, Ba/Bs formu yerine GİB e-Arşiv ve e-Fatura iptal portallarında kullanılan yeni iptal/itiraz, ihbar, ihtar bildirim ekranlarındaki güncel belge durumları kastedilmektedir.

e-Arşiv Uygulamaları İptal, İhtar/İtiraz

Yayınlanan yeni iptal/itiraz, ihbar ve ihtar yöntemlerinin tamamında alıcı ve göndericinin vergi mükellefi olması ve belge üzerinde satıcı ve alıcının VKN ya da TCKN bilgisinin yer alması şartı koşulmuştur. VKN-TCKN bilgisinin yer almadığı (1111111111 ya da 2222222222 gibi gerçek olmayan tanımların kullanılması) ya da alıcının mükellef olmayan birey olması durumunda iptal/itiraz, ihbar ve ihtar süreçleri uygulanamaz.

An itibariyle e-Arşiv uygulamasını kullanmakta olan tüm mükellefler, bu uygulama üzerinden fatura iptal işlemlerini GİB’e raporlayabiliyorlar. Ancak bu durum; noter, taahütlü mektup, telgraf ve KEP vasıtasıyla yapılan harici itiraz yöntemlerinin kullanılmasını engellemiyor. 8 gün içerisinde bu yöntemlerden bir tanesini kullanmak da faturanın iptali için yeterlidir. İşte bu 4 yöntemin kullanılması halinde, e-arşiv iptal raporunda olduğu gibi işlemin GİB’e bildirilmesi için GİB’in e-Arşiv Portal’ı kullanılmalıdır ve işlemlerin kayıt altına alınması sağlanmalıdır. Aşağıda açıklanan tüm süreçler için; 1.maddede detayları iletilen portala, belirtilen yöntemler ile giriş yapılmalı ve işlemler burada gerçekleştirilmeldir.

  1. e-belge alıcılarının bir e-belge için iptal talebi oluşturma süreci

GİB portal yöntemini kullanarak e-Arşiv ve e-SMM uygulamalarını kullanan mükellefler, mali mühür / elektronik imzalarıyla GİB Portal’a (https://earsivportal.efatura.gov.tr/) giriş yapabilirler. Özel entegrasyon ve entegrasyon yöntemini kullanan mükellefler ise, interaktif vergi dairesi üzerinden kullanıcı kodu ve şifreleri ile aynı portala giriş yapmalıdırlar. Giriş sonrası Belge İşlemleri menüsünün altındaki “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesine tıklanarak iptal talebi oluşturulabilir.

Gerçekleştirilen işlem bir talep oluşturma işlemi olduğu için talebi oluşturan mükellef, talep muhatabının talebi onaylamasını ya da reddetmesini beklemelidir.

Talebin durumunun sorgulanması için aynı ekrandaki “İptal/İtiraz Durumu” kolonu takip edilmelidir.

Talep kabul edilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 3.1 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-belge oluşturan mükellefe iletilen iptal talebini onaylama / reddetme süreci

Bu süreçte de aynı portala giriş yapılmalı ve aynı menü altındaki “İptal/İtiraz Talepleri” sekmesinde talepler sorgulanır. Sonrasında talep kabul ya da reddedilir.

Talep kabul edilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 3.2 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-belge oluşturan mükellefin belge için iptal talebi oluşturması süreci

Özel entegrasyon ya da entegrasyon yöntemini kullanan mükelleflerin, bu senaryo için herhangi bir aksiyon almasına gerek yoktur. Çünkü halihazırda kullandıkları uygulama içerisinde GİB’e iletilen “iptal raporu” süreci geçerlidir. Ancak; iptal talebinin alıcı muhatabı yine aynı portala giriş yapıp, bir önceki maddede belirtilen süreci takip etmelidir.

Diğer yöntemleri kullanan mükellefler ise yine aynı portala giriş yapmalı ve “Düzenlenen Belgeler” menüsünden “İptal Talebi Oluştur” seçeneğini kullanarak iptal talebi oluşturmalıdır.

Talep kabul edilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 3.3 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-belge alan mükellefe iletilen iptal talebini onaylama / reddetme süreci

Portala, uygun yöntem ie giriş yapılır. Menüde “Belge İşlemleri” altındaki “Gelen İptal/İtiraz Talepleri” sekmesi seçeneği kullanılarak gelen talep onaylanabilir ya da reddedilir.

Talep kabul edilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 3.4 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-Belge alan mükellefin e-belge için itiraz talebi oluşturma süreci

Portala, uygun yöntem ile giriş yapılır. 1.maddedeki akışa benzer olarak “Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden bu sefer “İtiraz Talebi Oluştur” seçeneği kullanılır.

Bu senaryoda GİB, aşağıdaki bilgilerin tanımlanmasını beklemektedir;

  • İtiraz Yöntemi

Noter, taahütlü mektup, telgraf, KEP yöntemlerinden biri seçilir.

  • İtiraz Belge Numarası

İtirazın yöntemine uygun belge numarası (noter belge no, KEP no vs.) tanımlanır.

  • İtiraz Belge Tarihi

İtiraz yöntemine uygun olarak oluşan belgenin tarihi tanımlanır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura alıcının sanal BA formunda yer almayacak olup, talebi reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.1 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-Belge oluşturan mükellefe iletilen itiraz talebini onaylama / reddetme süreci

Portala, uygun yöntem ile giriş yapılır. “İptal/İtiraz Talepleri” sekmesinden talep kabul ya da reddedilebilir.

Eğer itirazın kabulü, belgenin ait olduğu ayı izleyen 20nci günün sonuna kadar yapılmışsa; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebi süresinde onaylanmamışsa ya da reddedilmişse; belge, alıcının sanal BA formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.2 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-Belge oluşturan mükellefin belge için itiraz talebi oluşturması süreci

Özel entegrasyon ya da entegrasyon yöntemini kullanan mükelleflerin, bu senaryo için GİB’in yayınladığı yeni kılavuza (https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Arsiv_Teknik_Kilavuzu_V.1.11.pdf) istinaden itiraz raporunu belge bazında sistem üzerinden oluşturması mümkündür. Diğer yöntemleri kullanan mükellefler ise yine aynı portala giriş yapmalı ve “Düzenlenen Belgeler” menüsünden “İtiraz Talebi Oluştur” seçeneğini kullanarak iptal talebi oluşturmalıdır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura, talebi reddeden alıcının sanal BA formunda yer alacak olup, itiraz talebinde bulunan satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.3 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-Belge alan mükellefe iletilen itiraz talebini onaylama / reddetme süreci

Portala, uygun yöntem ile giriş yapılır. “İptal/İtiraz Talepleri” sekmesinden gelen taleplere ulaşılır.

Eğer itirazın kabulü, belgenin ait olduğu ayı izleyen 20nci günün sonuna kadar yapılmışsa; belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebi süresinde onaylanmamışsa ya da reddedilmişse; belge, satıcının sanal BS formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden alıcının sanal BA formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.4 numaralı başlık altında yer almaktadır.

e-Arşiv uygulamasında kullanılabilen “iptal edilen faturaların GİB’e raporlanması” işlemi gibi, uygulamaya bir de “itiraz edilen faturaların GİB’e raporlanması” işlemi eklenmiştir. An itibariyle yazılım ekibimiz bu işlem için portal ve web servislerimizde gerekli geliştirmeleri yapmaktadırlar. Bu yeni işlem en kısa sürede canlı ortamda kullanıma alınacaktır.

e-Fatura uygulamasında ise iptal, ihtar/itiraz süreçlerinin açıklandığı kılavuz 12.05.2021 tarihinde yayınlanmıştır.

e-Fatura Uygulaması İptal, İhtar/İtiraz

https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-Fatura_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu_V_1_1.pdf

e-Fatura uygulamasında oluşturulan faturalara elektronik ortamda iptal/itiraz işlemi yapılabilmesi için; fatura düzenleyicisi ya da duruma göre fatura alıcısı tarafından, e-Fatura İptal/İtiraz Bildirim Portalı üzerinden (https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/) iptal/itiraz talebi oluşturulması gerekir. İptal/itiraz taleplerine ilgili faturanın alıcısı/satıcısı tarafından onay verilebildiği gibi, karşı tarafın onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır. Bilindiği üzere e-Faturalara Türk Ticaret Kanununun 18 inci maddesinin (3) numaralı fıkrasında belirtilen harici itiraz yolları ile de itiraz edilebilmekte olup aynı Kanunun 21 inci maddesinin (2) numaralı maddesinde “Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır” hükmü geçerliliğini korumaktadır.

e-Fatura uygulamasında iptal süreçleri;

  • Ticari fatura senaryosu ile düzenlenen faturalar; uygulama içerisinde 8 günlük süre içerisinde ret uygulama yanıtı gönderilerek iptal edilebilirler. Bu özellik eskiden olduğu gibi kullanılabilir.
  • Diğer türde senaryolarla üretilen faturalara ise; e-Fatura iptal portalı (https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/) vasıtasıyla (mali mühür ile giriş yapılarak) iptal talebi oluşturulabilir, ve faturanın diğer muhatabı tarafından bu talebe onay verilmesi sağlanabilir. Önemli not: 8 günün aşılması halinde, sistem talep oluşturulmasına ya da talebin onaylanmasına izin vermemektedir.

e-Fatura uygulamasında ihtar/itiraz süreçleri ise;

  • Ticari faturalar için; yine 8 günlük süre içerisinde uygulama içerisindeki ret uygulama yanıtı gönderim imkanıyla ya da harici yöntemlerle (TTK 18/3’te belirtilen noter aracılığıyla, taahütlü mektup, telgraf ya da KEP) yapılmaktadır (diğer e-belgeler için kullanılan itiraz yöntemleri e-Fatura için de geçerlidir).
  • Diğer türde senaryolarla üretilen faturalara ise; yukarıda bahsi geçen noter, mektup, telgraf ve KEP yöntemlerinden bir ile, yine faturanın alıcıya iletildiği tarihten itibaren 8 gün içerisinde, itiraz edilmelidir.

Bu aşamadan sonra da bu ihtar/itiraz işlemi, e-Fatura İptal/İtiraz Portalı’nda kayıt altına alınmalıdır.

Yukarıda bahsi geçen “diğer türde senaryolar” ifadelerini detaylandırılmasına olanak sağlayacak şekilde, e-Fatura İptal/İtiraz Portalı, e-Fatura Senaryoları içinde sadece;

  • Temel Fatura senaryosunda (hem itiraz bildirim hem iptal uygulaması için alıcı veya satıcı tarafından talep başlatılabilir),
  • Ticari Fatura Senaryosunda (sadece itiraz bildirim uygulaması için alıcı veya satıcı tarafından talep başlatılabilir),
  • Hal Tipi Fatura Senaryosunda (hem itiraz hem iptal uygulaması için alıcı veya satıcı tarafından talep başlatılabilir) ve
  • Kamu Fatura Senaryosunda (sadece itiraz uygulaması için satıcı tarafından talep başlatılabilir olup alıcı onayı aranmayacaktır) kullanılabilecektir.

e-Fatura iptal itiraz kılavuzunda, e-Arşiv kılavuzunda bahsi geçen aynı senaryolar değerlendirilmiştir. Bu yüzden aynı başlıklar kullanılabilir;

Önemli Not: Aşağıda tanımlanan senaryolarda giriş yapılacak portal ortaktır: https://portal.efatura.gov.tr/FaturaIptal/ (mali mühür ile giriş gerektirir).

  1. e-fatura alıcılarının bir e-fatura için iptal talebi oluşturma süreci

“Fatura İptal Talebi Oluşturmak İçin Tıklayınız” butonu kullanılır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.1 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura oluşturan mükellefe iletilen iptal talebini onaylama / reddetme süreci

“Fatura İptal Taleplerinin Durumlarını Görmek ve Adınıza Gelen İptal Taleplerine Onay vermek İçin Tıklayınız” butonu kullanılır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.2 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura oluşturan mükellefin fatura için iptal talebi oluşturması süreci

1.maddede kullanılan buton bu işlem için de kullanılır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.3 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura alan mükellefe iletilen iptal talebini onaylama / reddetme süreci

2.maddede kullanılan buton bu işlem için de kullanılır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 4.4 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura alan mükellefin fatura için itiraz talebi oluşturma süreci

“Fatura İtiraz Talebi Oluşturmak İçin Tıklayınız” butonu kullanılır.

Bu senaryoda GİB, aşağıdaki bilgilerin tanımlanmasını beklemektedir;

  • İtiraz Yöntemi

Noter, taahütlü mektup, telgraf, KEP yöntemlerinden biri seçilir.

  • İtiraz Belge Numarası

İtirazın yöntemine uygun belge numarası (noter belge no, KEP no vs.) tanımlanır.

  • İtiraz Belge Tarihi

İtiraz yöntemine uygun olarak oluşan belgenin tarihi tanımlanır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura alıcının sanal BA formunda yer almayacak olup, talebi reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 5.1 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura oluşturan mükellefe iletilen itiraz talebini onaylama / reddetme süreci

“Fatura İtiraz Taleplerinin Durumlarını Görmek ve Adınıza Gelen İtiraz Taleplerine Onay vermek İçin Tıklayınız” butonu kullanılır.

Eğer itirazın kabulü, faturanın ait olduğu ayı izleyen 20nci günün sonuna kadar yapılmışsa; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebi süresinde onaylanmamışsa ya da reddedilmişse; fatura, alıcısının sanal BA formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 5.2 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura oluşturan mükellefin fatura için itiraz talebi oluşturması süreci

5.maddede kullanılan buton bu işlem için de kullanılır.

5.maddede istenen itiraz bilgileri bu senaryo için de tanımlanır.

Talep kabul edilirse; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Talep reddedilirse; fatura, talebi reddeden alıcının sanal BA formunda yer alacak olup, itiraz talebinde bulunan satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 5.3 numaralı başlık altında yer almaktadır.

  1. e-fatura alan mükellefe iletilen itiraz talebini onaylama / reddetme süreci

6.maddede kullanılan buton bu işlem için de kullanılır.

Eğer itirazın kabulü, belgenin ait olduğu ayı izleyen 20nci günün sonuna kadar yapılmışsa; fatura hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebi süresinde onaylanmamışsa ya da reddedilmişse; fatura, talebi reddeden (ya da süresinde onaylamayan) alıcının sanal Ba formunda yer alacak olup, satıcının sanal Bs formunda yer almayacaktır.

Konuyla ilgili ekran görselleri, kılavuzdaki 5.4 numaralı başlık altında yer almaktadır.