e-Defter, kanunen tutulması zorunlu Yevmiye ve Büyük defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik datayı ifade eder.

e-Defter Nedir?

Kanunen tutulması zorunlu Yevmiye ve Büyük defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik datayı ifade eder. Bununla beraber e-Defter denildiğinde yalnızca elektronik kayıtların değil, bu kayıtların elektronik ortamda belirtilen standartta hazırlanması ve GİB’e gönderilmesini de anlamak gerekir.
Bu noktada özellikle GİB’e muhasebe kayıtlarının da aktarıldığı yanılgısı bulunmaktadır. e-Defter oluşturulduktan sonra GİB’e gönderilen formatı “e-Defter Beratı” üzerinde yalnızca; firma bilgileri, mali müşavir / muhasebeci bilgileri, ilgili dönem, kaynak uygulama, varsa vergi detay tablosu ve defterin imza veya mühür değeri gibi bilgiler yer almaktadır.

e-Defter Mükellefleri Kimlerdir? e-Defter Zorunlu mudur?

2014 veya müteakip hesap dönemlerinde, brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan ya da ciro kriterine bakılmaksızın; kolalı gazoz, tütün ürünleri ve alkollü içecek imal eden ve madeni yağ lisansı olan firmalar zorunlu olarak e-Fatura ve e-Defter mükellefidir. Bunun dışında e-Defter uygulamasına ciro zorunluluk kriterinin altında kalan firmalar da isteğe bağlı olarak dahil olabilir.

Başvuru Sürecinde Neler Gereklidir?

e-Defter uygulamasına ilk geçişte öncelikle gerçek kişi mükelleflerin elektronik imza veya mali mühür, tüzel kişi mükelleflerin ise mali mühür temin etmesi ve akabinde edefter.gov.tr’den e-Defter başvurularını tamamlamaları gerekmektedir. 
Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptırmalıdır.

e-Defter Uyumlu Olmak Nedir?

e-Defter sürecinin belki de en önemli aşaması mükellefin mevcut muhasebe sistemlerinin ya da anlaşmalı olduğu müşavirliklerin sistemleri için elektronik defter verilerinin GİB’in istediği format ve standartta oluşturulması ve beratların GİB’in sistemlerine süresi içerisinde yüklenebilmesidir. 
 

e-Defter Gönderme Süresi

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.
Tüzel kişiler ise, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar. 
İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve GİB’e gönderilir. Sürenin son günü hafta tatiline veya resmi tatile rastlarsa, takip eden ilk iş gününün tatil saatine kadar berat yüklenebilmektedir.